Quan trobar un document es converteix en un problema
Teniu la documentació repartida entre diferents carpetes, servidors, correus electrònics o plataformes?
Us costa localitzar la versió correcta d’un document?
Heu perdut temps cercant informació que sabeu que existeix però no recordeu on és?
Quan la documentació es troba dispersa, les persones dediquen més temps a buscar informació que a utilitzar-la.
Un únic espai per a tota la documentació
Espai Documental és una solució pensada per centralitzar, organitzar i compartir la documentació de la seva organització.
Permet disposar d’un repositori únic on la informació es troba estructurada, localitzable i accessible per a les persones que la necessiten.
L’objectiu és senzill:
Que la informació sigui fàcil de trobar, compartir i mantenir.
Què permet fer?
Centralitzar la informació
Agrupar la documentació corporativa en un únic entorn.
Localitzar documents ràpidament
Disposar de mecanismes de cerca que permetin trobar la informació de forma àgil.
Compartir documentació
Facilitar l’accés a diferents persones o equips segons les seves necessitats.
Treballar amb la versió correcta
Evitar duplicitats i reduir el risc d’utilitzar documents desactualitzats.
Millorar l’organització
Disposar d’una estructura documental coherent i fàcil de mantenir.
Per a qui està pensat?
Espai Documental està especialment orientat a:
- Petites i mitjanes empreses.
- Despatxos professionals.
- Assessories i gestories.
- Fundacions i associacions.
- Col·legis professionals.
- Organitzacions que necessiten compartir, organitzar i localitzar documentació de forma eficient.
És una bona solució per a organitzacions que volen disposar d’un espai documental sense la complexitat d’una intranet corporativa completa.
Una solució adaptable
Cada organització té una manera diferent de treballar.
Per aquest motiu, abans d’implantar un Espai Documental, analitzem:
- La documentació existent.
- La manera com s’organitza la informació.
- Les necessitats dels diferents usuaris.
- Els criteris d’accés i seguretat.
L’objectiu és que l’espai documental s’adapti a l’organització i no a l’inrevés.
Relació amb la consultoria documental
L’Espai Documental no és únicament una eina tecnològica.
La seva eficàcia depèn de disposar d’una bona organització de la informació, una estructura coherent i uns criteris documentals ben definits.
Per aquest motiu, l’Espai Documental es complementa amb els serveis de Consultoria Documental i de la Informació.
Tecnologies
Treballem principalment amb SharePoint i Microsoft 365, però els principis d’organització documental que apliquem poden adaptar-se a altres entorns tecnològics.
El més important no és la plataforma, sinó la manera com s’organitza i es gestiona la informació.
Parlem del seu projecte
Si la seva organització necessita posar ordre a la documentació, facilitar-ne la localització o disposar d’un espai compartit per gestionar la informació, estarem encantats d’escoltar les seves necessitats.
Centre de coneixement
Vol aprofundir en l’espai documental?