La informació necessita estructura, no només emmagatzematge.
La consultoria documental i de la informació ajuda les organitzacions a estructurar, governar i gestionar els seus recursos informatius de manera coherent i eficient.
La informació és un dels actius més valuosos d’una organització. Tanmateix, sovint es troba dispersa entre diferents sistemes, carpetes, repositoris o espais de treball, fet que dificulta la seva localització i reutilització.
Quan la informació no està ben organitzada, augmenta el temps dedicat a les cerques, es generen duplicitats documentals i es fa més difícil garantir que les persones treballin amb la informació correcta.
Per aquest motiu, és necessari disposar de criteris, processos i mecanismes de govern que permetin gestionar la informació de manera ordenada i sostenible.
Què podem aportar?
Arquitectura de la informació
Definim estructures d’informació que facilitin la localització, la classificació i la gestió dels continguts.
L’objectiu és que la informació sigui fàcil de trobar i d’utilitzar per les persones que la necessiten.
Organització documental
Analitzem la documentació existent i definim criteris que permetin:
- Organitzar la documentació.
- Eliminar duplicitats.
- Millorar la classificació dels continguts.
- Facilitar-ne el manteniment.
Govern documental
Ajudem a definir criteris de gestió documental alineats amb les necessitats de l’organització.
Aquests criteris poden incloure:
- Estructures de classificació.
- Metadades.
- Versions documentals.
- Permisos d’accés.
- Cicle de vida de la documentació.
Optimització de processos documentals
La documentació forma part dels processos de treball de qualsevol organització.
Analitzem com es crea, es comparteix i es manté la informació per identificar oportunitats de millora que permetin reduir tasques repetitives i facilitar-ne la gestió.
Una metodologia centrada en la informació
Abans de proposar eines o plataformes, ens agrada entendre:
- Quina informació gestiona l’organització.
- Qui la crea i qui la consulta.
- Com s’organitza actualment.
- Quines dificultats troben els usuaris.
Creiem que una bona estructura documental és molt més important que la tecnologia sobre la qual s’implanta.
Experiència en entorns documentals complexos
L’experiència acumulada al llarg de prop de quaranta anys en el sector financer, la documentació empresarial i els sistemes d’informació ens permet entendre tant els aspectes organitzatius com els documentals.
Hem participat en projectes relacionats amb:
- Correspondència financera.
- Gestió documental.
- Sistemes d’informació corporatius.
- Intranets corporatives.
- Organització de la informació.
- Accessibilitat documental.
Tecnologies
Treballem principalment amb SharePoint i Microsoft 365, però la consultoria documental va molt més enllà d’una plataforma concreta.
Els principis d’organització, classificació i govern documental poden aplicar-se a diferents entorns tecnològics.
La tecnologia és important, però una bona organització de la informació ho és encara més.
Relació amb l’Espai Documental
Una bona organització de la informació és la base sobre la qual es construeix qualsevol Espai Documental.
Per aquest motiu, els serveis de consultoria documental i de la informació complementen de forma natural les solucions d’Espai Documental.
Parlem del seu projecte
Si la seva organització necessita millorar l’organització de la informació, definir criteris de govern documental o estructurar la documentació corporativa, estarem encantats d’escoltar les seves necessitats.
Centre de coneixement
Vol aprofundir en la Consultoria documental i de la informació?
Veure tots els articles sobre Consultoria documental i de la informació