La información necesita estructura, no sólo almacenamiento.
La consultoría documental y de la información ayuda a las organizaciones a estructurar, gobernar y gestionar sus recursos informativos de forma coherente y eficiente.
La información es uno de los activos más valiosos de una organización. Sin embargo, a menudo se encuentra dispersa entre distintos sistemas, carpetas, repositorios o espacios de trabajo, lo que dificulta su localización y reutilización.
Cuando la información no está bien organizada, aumenta el tiempo dedicado a las búsquedas, se generan duplicidades documentales y resulta más difícil garantizar que las personas trabajen con la información correcta.
Por este motivo, es necesario disponer de criterios, procesos y mecanismos de gobierno que permitan gestionar la información de forma ordenada y sostenible.
¿Qué podemos aportar?
Arquitectura de la información
Definimos estructuras de información que faciliten la localización, clasificación y gestión de los contenidos.
El objetivo es que la información sea fácil de encontrar y utilizar por las personas que la necesitan.
Organización documental
Analizamos la documentación existente y definimos criterios que permitan:
- Organizar la documentación.
- Eliminar duplicidades.
- Mejorar la clasificación de los contenidos.
- Facilitar su mantenimiento.
Gobierno documental
Ayudamos a definir criterios de gestión documental alineados con las necesidades de la organización.
Estos criterios pueden incluir:
- Estructuras de clasificación.
- Metadatos.
- Versiones documentales.
- Permisos de acceso.
- Ciclo de vida de la documentación.
Optimización de procesos documentales
La documentación forma parte de los procesos de trabajo de cualquier organización.
Analizamos cómo se crea, se comparte y se mantiene la información para identificar oportunidades de mejora que permitan reducir tareas repetitivas y facilitar su gestión.
Una metodología centrada en la información
Antes de proponer herramientas o plataformas, nos gusta entender:
- Qué información gestiona la organización.
- Quien la crea y quien la consulta.
- Cómo se organiza actualmente.
- Qué dificultades encuentran los usuarios.
Creemos que una buena estructura documental es mucho más importante que la tecnología sobre la que se implanta.
Experiencia en entornos documentales complejos
La experiencia acumulada a lo largo de unos cuarenta años en el sector financiero, la documentación empresarial y los sistemas de información nos permite entender tanto los aspectos organizativos como los documentales.
Hemos participado en proyectos relacionados con:
- Correspondencia financiera.
- Gestión documental.
- Sistemas de información corporativos.
- Intranets corporativas.
- Organización de la información.
- Accesibilidad documental.
Tecnologías
Trabajamos principalmente con SharePoint y Microsoft 365, pero la consultoría documental va mucho más allá de una plataforma concreta.
Los principios de organización, clasificación y gobierno documental pueden aplicarse a distintos entornos tecnológicos.
La tecnología es importante pero una buena organización de la información lo es aún más.
Relación con el Espacio Documental
Una buena organización de la información es la base sobre la que se construye cualquier Espai Documental.
Por este motivo, los servicios de consultoría documental y de la información complementan de forma natural las soluciones de Espacio Documental.
Hablemos de su proyecto
Si su organización necesita mejorar la organización de la información, definir criterios de gobierno documental o estructurar la documentación corporativa, estaremos encantados de escuchar sus necesidades.
Centro de conocimiento
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