Cuando encontrar un documento se convierte en un problema
¿Tiene la documentación repartida entre diferentes carpetas, servidores, correos electrónicos o plataformas?
¿Le cuesta localizar la versión correcta de un documento?
¿Ha perdido tiempo buscando información que sabe que existe pero no recuerda dónde está?
Cuando la documentación está dispersa, las personas dedican más tiempo a buscar información que a utilizarla.
Un único espacio para toda la documentación
Espacio Documental es una solución pensada para centralizar, organizar y compartir la documentación de su organización.
Permite disponer de un repositorio único en el que la información se encuentra estructurada, localizable y accesible para las personas que la necesitan.
El objetivo es sencillo:
Que la información sea fácil de encontrar, compartir y mantener.
¿Qué permite hacer?
Centralizar la información
Agrupar la documentación corporativa en un único entorno.
Localizar documentos rápidamente
Disponer de mecanismos de búsqueda que permitan encontrar la información de forma ágil.
Compartir documentación
Facilitar el acceso a distintas personas o equipos según sus necesidades.
Trabajar con la versión correcta
Evitar duplicidades y reducir el riesgo de utilizar documentos desactualizados.
Mejorar la organización
Disponer de una estructura documental coherente y fácil de mantener.
¿Para quién está pensado?
Espai Documental está especialmente orientado a:
- Pequeñas y medianas empresas.
- Despachos profesionales.
- Asesorías y gestorías.
- Fundaciones y asociaciones.
- Colegios profesionales.
- Organizaciones que necesiten compartir, organizar y localizar documentación de forma eficiente.
Es una buena solución para organizaciones que desean disponer de un espacio documental sin la complejidad de una intranet corporativa completa.
Una solución adaptable
Cada organización tiene una forma diferente de trabajar.
Por este motivo, antes de implantar un Espacio Documental, analicemos:
- La documentación existente.
- La forma en que se organiza la información.
- Las necesidades de los distintos usuarios.
- Los criterios de acceso y seguridad.
El objetivo es que el espacio documental se adapte a la organización y no al revés.
Relación con la consultoría documental
El Espacio Documental no es únicamente una herramienta tecnológica.
Su eficacia depende de una buena organización de la información, una estructura coherente y unos criterios documentales bien definidos.
Por este motivo, el Espai Documental se complementa con los servicios de Consultoría Documental y de la Información.
Tecnologías
Trabajamos principalmente con SharePoint y Microsoft 365, pero los principios de organización documental que aplicamos pueden adaptarse a otros entornos tecnológicos.
Lo más importante no es la plataforma, sino la forma en que se organiza y gestiona la información.
Hablemos de su proyecto
Si la seva organització necessita posar ordre a la documentació, facilitar-ne la localització o disposar d’un espai compartit per gestionar la informació, estarem encantats d’escoltar les seves necessitats.
Centro de conocimiento
¿Quiere profundizar en el espacio documental?