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Cuando los documentos comienzan a multiplicarse, la tecnología ayuda. Pero llega un momento en que el orden ya no depende de las herramientas, sino de las reglas, responsabilidades y criterios que la organización ha establecido para gestionar su información.
Cuando los documentos crecen, aparece una nueva necesidad
En un artículo anterior hablábamos de un problema compartido por empresas, administraciones y entidades de cualquier dimensión: con el paso del tiempo, los documentos se multiplican.
Aparecen nuevas carpetas, nuevos proyectos, nuevas versiones, nuevos procedimientos y nuevas necesidades de información. Lo inicialmente un espacio ordenado puede acabar convirtiéndose en un entorno difícil de gestionar.
Las consecuencias suelen ser conocidas:
- Documentos duplicados.
- Versiones distintas de un mismo documento.
- Información obsoleta.
- Dificultades para localizar contenidos.
- Tiempo invertido en buscar información.
- Dudas sobre cuál es la versión correcta.
Ante esta situación, muchas organizaciones piensan de inmediato en herramientas tecnológicas.
Es una reacción comprensible.
Pero antes de elegir una plataforma, un gestor documental o una intranet, conviene plantear una pregunta fundamental:
¿Quién decide cómo organizar la información?
La respuesta a esta pregunta nos lleva directamente al concepto de gobernanza documental.
¿Qué es la gobernanza documental?
La gobernanza documental es el conjunto de normas, responsabilidades, criterios y procesos que definen cómo se crea, organiza, comparte, protege y conserva la documentación de una organización.
No es una aplicación.
No es una intranet.
No es un gestor documental.
No es una estructura de carpetas.
La gobernanza documental es el marco que establece cómo utilizar todas estas herramientas.
En otras palabras, la tecnología permite gestionar documentos; la gobernanza define cómo deben gestionarse.
¿Por qué es importante?
Muchos problemas documentales no tienen su origen en una falta de tecnología.
Tienen su origen en una falta de criterios compartidos.
Por ejemplo:
- ¿Quién es responsable de cada documento?
- ¿Quién puede modificarlo?
- ¿Cuándo se considera aprobado?
- ¿Cuál es la versión vigente?
- ¿Cuándo se puede eliminar?
- ¿Dónde debe guardarse?
- ¿Cómo debe llamarse?
Cuando estas preguntas no tienen respuesta clara, cada persona acaba aplicando sus propios criterios.
Y es precisamente aquí donde comienzan a aparecer los problemas.
Los síntomas de una gobernanza documental insuficiente
Existen algunos indicadores muy habituales.
Documentos duplicados
El mismo documento aparece en varias ubicaciones porque nadie sabe con certeza dónde se encuentra el original.
Versiones contradictorias
Dos personas trabajan sobre copias distintas y nadie sabe cuál es la definitiva.
Carpetas sin mantenimiento
Con el paso del tiempo se acumulan documentos antiguos, versiones intermedias e información que ya no tiene utilidad.
Nomenclaturas inconsistentes
Cada equipo utiliza diferentes criterios para nombrar documentos y carpetas.
Documentos sin responsable
Nadie sabe quién debe actualizar la información o validar su vigencia.
Información obsoleta
Procedimientos antiguos siguen accesibles y pueden utilizarse por error.
Tiempo excesivo de búsqueda
Los profesionales dedican minutos u horas a localizar información que ya existe.
Ninguno de estos problemas es exclusivamente tecnológico.
En la mayoría de los casos tienen relación con la forma en que la organización gobierna su documentación.
Un error habitual: pensar que una herramienta solucionará el problema
Cuando el orden documental se deteriora, es habitual buscar una nueva herramienta.
Una nueva intranet.
Un nuevo gestor documental.
Un nuevo repositorio.
Un nuevo espacio colaborativo.
Estas herramientas pueden aportar valor, pero difícilmente van a solucionar un problema de gobernanza por sí solas.
Podemos imaginar una biblioteca.
Si nadie define los criterios de clasificación, responsabilidades o normas de mantenimiento, añadir estanterías nuevas no resolverá el problema.
Con la documentación ocurre exactamente lo mismo.
Implantar una nueva herramienta sin definir la gobernanza documental es simplemente trasladar el desorden a una plataforma distinta.
Los elementos de una buena gobernanza documental
Cada organización tiene necesidades distintas, pero suelen existir algunos elementos comunes.
Responsabilidades
Cada documento o conjunto documental debería tener una persona o unidad responsable.
Esta responsabilidad incluye aspectos como:
- mantenimiento;
- actualización;
- validación;
- aprobación;
- eliminación cuando corresponda.
Clasificación
Es necesario definir cómo se organiza la información.
Una buena clasificación permite:
- encontrar documentos más rápidamente;
- reducir duplicados;
- facilitar la incorporación de nuevos usuarios.
Normas de creación
Es recomendable disponer de criterios compartidos por:
- nombres de archivos;
- versiones;
- plantillas;
- metadatos;
- estructura documental.
Conservación
No toda la documentación debe conservarse indefinidamente.
La gobernanza documental también debe definir:
- plazos de conservación;
- archivo;
- eliminación;
- revisión periódica.
Acceso
Hay que determinar quién puede:
- consultar;
- editar;
- aprobar;
- eliminar información.
Revisión
La información no es estática.
Los documentos que hoy son correctos pueden dejar de serlo en unos meses o años.
Por eso es conveniente establecer procesos de revisión periódica.
Gobernanza documental y productividad
La gobernanza documental se asocia a menudo al cumplimiento normativo oa la gestión de riesgos.
Sin embargo, su impacto va mucho más allá.
Una información bien gobernada facilita:
- la toma de decisiones;
- la colaboración entre equipos;
- la incorporación de nuevos profesionales;
- la reducción del tiempo de búsqueda;
- la reutilización de conocimiento.
Sin embargo, cuando la información es difícil de encontrar o genera dudas sobre su fiabilidad, aparecen costes ocultos que a menudo pasan desapercibidos.
Cada minuto dedicado a buscar información es un minuto que no se dedica a generar valor.
Un modelo sencillo para empezar
Las organizaciones que quieren revisar su gobernanza documental pueden empezar planteándose cinco preguntas:
| Aspecto | Pregunta clave |
|---|---|
| Responsabilidad | ¿Quién es responsable de los documentos? |
| Organización | ¿Cómo se clasifica la información? |
| Calidad | ¿Quién revisa y valida el contenido? |
| Conservación | ¿Cuánto tiempo debe conservarse? |
| Acceso | ¿Quién puede consultar o modificar la información? |
Las respuestas no deben ser complejas.
Lo importante es que sean claras, compartidas y conocidas por las personas que trabajan con la documentación.
La gobernanza como proceso continuo
Otro error habitual es pensar que la gobernanza documental es un proyecto puntual.
La realidad es distinta.
Las organizaciones evolucionan.
Aparecen nuevos procesos.
Cambian las estructuras organizativas.
Nacen nuevas necesidades de información.
Se incorporan nuevas herramientas.
Por este motivo, la gobernanza documental debe entenderse como un proceso continuo de revisión y mejora.
El objetivo no es crear un conjunto de reglas inmutables.
El objetivo es disponer de un marco coherente que permita gestionar la información de forma eficiente a lo largo del tiempo.
Más allá del orden documental
Cuando se habla de gobernanza documental, es habitual centrarse en los documentos.
Pero, en realidad, lo que se gobierna es la información.
Los documentos son sólo el vehículo que la contiene.
Por eso una buena gobernanza documental contribuye a una mejor gobernanza de la información y del conocimiento de la organización.
No se trata simplemente de mantener carpetas ordenadas.
Se trata de garantizar que las personas pueden acceder a una información fiable, actualizada y comprensible cuando la necesitan.
Cuando los documentos crecen, la gobernanza resulta imprescindible
Muchas organizaciones logran mantener el orden documental mientras el volumen de información es reducido.
Pero a medida que aumentan los documentos, usuarios y procesos, la necesidad de gobernanza se hace cada vez más evidente.
La tecnología es una parte importante de la solución.
Pero no es la solución completa.
Cuando los documentos crecen, la tecnología ayuda. Cuando los documentos se multiplican, la gobernanza documental resulta imprescindible.
Una organización no gobierna mejor su documentación porque disponga de más herramientas, sino porque ha definido criterios claros sobre cómo crear, gestionar, compartir y conservar la información.
Y, precisamente, es esa combinación entre personas, procesos y herramientas la que permite que la documentación continúe aportando valor con el paso del tiempo.
Muchas organizaciones siguen estructurando la información exclusivamente mediante carpetas.
- documentos duplicados,
- diferentes versiones de un mismo archivo,
- dificultad para encontrar información,
- dependencia de las personas que mejor conocen la estructura.
¿Quiere poner orden en la información de su organización?
La organización de la información es un elemento clave para la productividad, calidad documental y colaboración entre equipos.
Si su organización necesita poner orden en la documentación, definir criterios de organización o implantar un espacio documental compartido, podemos ayudarle a identificar las necesidades y definir la mejor estrategia.
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