⏱️ Temps de lectura aproximat: 7 minuts
Quan els documents comencen a multiplicar-se, la tecnologia ajuda. Però arriba un moment en què l’ordre ja no depèn de les eines, sinó de les regles, les responsabilitats i els criteris que l’organització ha establert per gestionar la seva informació.
Quan els documents creixen, apareix una nova necessitat
En un article anterior parlàvem d’un problema compartit per empreses, administracions i entitats de qualsevol dimensió: amb el pas del temps, els documents es multipliquen.
Apareixen noves carpetes, nous projectes, noves versions, nous procediments i noves necessitats d’informació. El que inicialment era un espai ordenat pot acabar convertint-se en un entorn difícil de gestionar.
Les conseqüències acostumen a ser conegudes:
- Documents duplicats.
- Versions diferents d’un mateix document.
- Informació obsoleta.
- Dificultats per localitzar continguts.
- Temps invertit en buscar informació.
- Dubtes sobre quina és la versió correcta.
Davant d’aquesta situació, moltes organitzacions pensen immediatament en eines tecnològiques.
És una reacció comprensible.
Però abans d’escollir una plataforma, un gestor documental o una intranet, convé plantejar una pregunta fonamental:
Qui decideix com s’ha d’organitzar la informació?
La resposta a aquesta pregunta ens porta directament al concepte de governança documental.
Què és la governança documental?
La governança documental és el conjunt de normes, responsabilitats, criteris i processos que defineixen com es crea, s’organitza, es comparteix, es protegeix i es conserva la documentació d’una organització.
No és una aplicació.
No és una intranet.
No és un gestor documental.
No és una estructura de carpetes.
La governança documental és el marc que estableix com s’han d’utilitzar totes aquestes eines.
En altres paraules, la tecnologia permet gestionar documents; la governança defineix com s’han de gestionar.
Per què és important?
Molts problemes documentals no tenen l’origen en una manca de tecnologia.
Tenen l’origen en una manca de criteris compartits.
Per exemple:
- Qui és responsable de cada document?
- Qui pot modificar-lo?
- Quan es considera aprovat?
- Quina és la versió vigent?
- Quan es pot eliminar?
- On s’ha de guardar?
- Com s’ha d’anomenar?
Quan aquestes preguntes no tenen una resposta clara, cada persona acaba aplicant els seus propis criteris.
I és precisament aquí on comencen a aparèixer els problemes.
Els símptomes d’una governança documental insuficient
Existeixen alguns indicadors molt habituals.
Documents duplicats
El mateix document apareix en diverses ubicacions perquè ningú sap amb certesa on es troba l’original.
Versions contradictòries
Dues persones treballen sobre còpies diferents i ningú no sap quina és la definitiva.
Carpetes sense manteniment
Amb el pas del temps s’acumulen documents antics, versions intermèdies i informació que ja no té utilitat.
Nomenclatures inconsistents
Cada equip utilitza criteris diferents per anomenar documents i carpetes.
Documents sense responsable
Ningú sap qui ha d’actualitzar la informació o validar-ne la vigència.
Informació obsoleta
Procediments antics continuen accessibles i poden utilitzar-se per error.
Temps excessiu de cerca
Els professionals dediquen minuts o hores a localitzar informació que ja existeix.
Cap d’aquests problemes és exclusivament tecnològic.
En la majoria dels casos tenen relació amb la manera com l’organització governa la seva documentació.
Un error habitual: pensar que una eina solucionarà el problema
Quan l’ordre documental es deteriora, és habitual buscar una eina nova.
Una nova intranet.
Un nou gestor documental.
Un nou repositori.
Un nou espai col·laboratiu.
Aquestes eines poden aportar valor, però difícilment solucionaran un problema de governança per si soles.
Podem imaginar una biblioteca.
Si ningú defineix els criteris de classificació, les responsabilitats o les normes de manteniment, afegir prestatgeries noves no resoldrà el problema.
Amb la documentació passa exactament el mateix.
Implantar una nova eina sense definir la governança documental és simplement traslladar el desordre a una plataforma diferent.
Els elements d’una bona governança documental
Cada organització té necessitats diferents, però acostumen a existir alguns elements comuns.
Responsabilitats
Cada document o conjunt documental hauria de tenir una persona o unitat responsable.
Aquesta responsabilitat inclou aspectes com:
- manteniment;
- actualització;
- validació;
- aprovació;
- eliminació quan correspongui.
Classificació
Cal definir com s’organitza la informació.
Una bona classificació permet:
- trobar documents més ràpidament;
- reduir duplicats;
- facilitar la incorporació de nous usuaris.
Normes de creació
És recomanable disposar de criteris compartits per:
- noms de fitxers;
- versions;
- plantilles;
- metadades;
- estructura documental.
Conservació
No tota la documentació s’ha de conservar indefinidament.
La governança documental també ha de definir:
- terminis de conservació;
- arxiu;
- eliminació;
- revisió periòdica.
Accés
Cal determinar qui pot:
- consultar;
- editar;
- aprovar;
- eliminar informació.
Revisió
La informació no és estàtica.
Els documents que avui són correctes poden deixar de ser-ho d’aquí a uns mesos o anys.
Per això és convenient establir processos de revisió periòdica.
Governança documental i productivitat
La governança documental sovint s’associa al compliment normatiu o a la gestió de riscos.
Tanmateix, el seu impacte va molt més enllà.
Una informació ben governada facilita:
- la presa de decisions;
- la col·laboració entre equips;
- la incorporació de nous professionals;
- la reducció del temps de cerca;
- la reutilització de coneixement.
En canvi, quan la informació és difícil de trobar o genera dubtes sobre la seva fiabilitat, apareixen costos ocults que sovint passen desapercebuts.
Cada minut dedicat a buscar informació és un minut que no es dedica a generar valor.
Un model senzill per començar
Les organitzacions que volen revisar la seva governança documental poden començar plantejant-se cinc preguntes:
| Aspecte | Pregunta clau |
|---|---|
| Responsabilitat | Qui és responsable dels documents? |
| Organització | Com es classifica la informació? |
| Qualitat | Qui revisa i valida el contingut? |
| Conservació | Quant temps s’ha de conservar? |
| Accés | Qui pot consultar o modificar la informació? |
Les respostes no han de ser complexes.
El més important és que siguin clares, compartides i conegudes per les persones que treballen amb la documentació.
La governança com a procés continu
Un altre error habitual és pensar que la governança documental és un projecte puntual.
La realitat és diferent.
Les organitzacions evolucionen.
Apareixen nous processos.
Canvien les estructures organitzatives.
Neixen noves necessitats d’informació.
S’incorporen eines noves.
Per aquest motiu, la governança documental s’ha d’entendre com un procés continu de revisió i millora.
L’objectiu no és crear un conjunt de normes immutables.
L’objectiu és disposar d’un marc coherent que permeti gestionar la informació de manera eficient al llarg del temps.
Més enllà de l’ordre documental
Quan es parla de governança documental és habitual centrar-se en els documents.
Però, en realitat, el que es governa és la informació.
Els documents són només el vehicle que la conté.
Per això una bona governança documental contribueix a una millor governança de la informació i del coneixement de l’organització.
No es tracta simplement de mantenir carpetes ordenades.
Es tracta de garantir que les persones poden accedir a una informació fiable, actualitzada i comprensible quan la necessiten.
Quan els documents creixen, la governança esdevé imprescindible
Moltes organitzacions aconsegueixen mantenir l’ordre documental mentre el volum d’informació és reduït.
Però a mesura que augmenten els documents, els usuaris i els processos, la necessitat de governança es fa cada vegada més evident.
La tecnologia és una part important de la solució.
Però no és la solució completa.
Quan els documents creixen, la tecnologia ajuda. Quan els documents es multipliquen, la governança documental esdevé imprescindible.
Una organització no governa millor la seva documentació perquè disposi de més eines, sinó perquè ha definit criteris clars sobre com s’ha de crear, gestionar, compartir i conservar la informació.
I, precisament, és aquesta combinació entre persones, processos i eines la que permet que la documentació continuï aportant valor amb el pas del temps.
Moltes organitzacions continuen estructurant la informació exclusivament mitjançant carpetes.
- documents duplicats,
- diferents versions d’un mateix fitxer,
- dificultat per trobar informació,
- dependència de les persones que coneixen millor l’estructura.
Vol posar ordre a la informació de la seva organització?
L’organització de la informació és un element clau per a la productivitat, la qualitat documental i la col·laboració entre equips.
Si la seva organització necessita posar ordre a la documentació, definir criteris d’organització o implantar un espai documental compartit, podem ajudar-lo a identificar les necessitats i definir la millor estratègia.
Centre de coneixement
Vol aprofundir en l’espai documental?