⏱️ Tiempo de lectura aproximado: 2 minutos
El problema no es la tecnología
Cuando una organización acumula años de documentación, es habitual que aparezcan dificultades para encontrar información, identificar documentos vigentes o localizar procedimientos internos.
La primera reacción suele buscar una nueva herramienta.
Pero, a menudo, el problema no es tecnológico.
El reto real es saber:
- Qué documentos existen.
- Quien es responsable.
- Cómo clasificarse.
- Quien debe poder consultarlos.
- Cómo se pueden localizar de forma sencilla.
Un caso habitual
Recientemente hemos participado en un proyecto para una mutualidad aseguradora con distintos servicios y áreas de actividad.
El objetivo inicial era desarrollar una nueva intranet corporativa.
Durante el análisis quedó claro que antes de hablar de tecnología había que definir:
- un modelo documental,
- una clasificación común,
- criterios de permisos,
- procesos de publicación,
- criterios de búsqueda,
- normas de gobernanza.
De las carpetas a los metadatos
Muchas organizaciones siguen estructurando la información exclusivamente mediante carpetas.
Este modelo funciona mientras el volumen es reducido.
Cuando la documentación crece, aparecen dificultades:
- documentos duplicados,
- diferentes versiones de un mismo archivo,
- dificultad para encontrar información,
- dependencia de las personas que mejor conocen la estructura.
Por eso es cada vez más habitual utilizar metadatos y criterios de clasificación que permitan localizar la información desde diferentes perspectivas.
Un reto compartido en muchas administraciones
Estas situaciones no son exclusivas de las empresas privadas.
Ayuntamientos, consejos comarcales y organismos públicos gestionan también una gran cantidad de documentación:
- normativa,
- procedimientos,
- recursos humanos,
- contratación,
- comunicación interna,
- documentación de soporte a los servicios.
La necesidad de organizar y gobernar correctamente esta información es cada vez mayor.
El primer paso
Antes de plantear una nueva herramienta o nueva intranet, es recomendable disponer de un modelo documental claro.
La tecnología facilita el trabajo.
Pero es la organización de la información la que determina si los documentos se podrán encontrar, compartir y mantener correctamente a lo largo del tiempo.
¿Quiere poner orden en la información de su organización?
La organización de la información es un elemento clave para la productividad, calidad documental y colaboración entre equipos.
Si su organización necesita poner orden en la documentación, definir criterios de organización o implantar un espacio documental compartido, podemos ayudarle a identificar las necesidades y definir la mejor estrategia.
Centro de conocimiento
¿Quiere profundizar en el espacio documental?