⏱️ Temps de lectura aproximat: 2 minuts
El problema no és la tecnologia
Quan una organització acumula anys de documentació, és habitual que apareguin dificultats per trobar informació, identificar documents vigents o localitzar procediments interns.
La primera reacció acostuma a ser buscar una nova eina.
Però sovint el problema no és tecnològic.
El repte real és saber:
- Quins documents existeixen.
- Qui n’és responsable.
- Com s’han de classificar.
- Qui els ha de poder consultar.
- Com es poden localitzar de forma senzilla.
Un cas habitual
Recentment hem participat en un projecte per a una mutualitat asseguradora amb diversos serveis i àrees d’activitat.
L’objectiu inicial era desplegar una nova intranet corporativa.
Durant l’anàlisi va quedar clar que abans de parlar de tecnologia calia definir:
- un model documental,
- una classificació comuna,
- criteris de permisos,
- processos de publicació,
- criteris de cerca,
- normes de governança.
De les carpetes a les metadades
Moltes organitzacions continuen estructurant la informació exclusivament mitjançant carpetes.
Aquest model funciona mentre el volum és reduït.
Quan la documentació creix, apareixen dificultats:
- documents duplicats,
- diferents versions d’un mateix fitxer,
- dificultat per trobar informació,
- dependència de les persones que coneixen millor l’estructura.
Per això és cada vegada més habitual utilitzar metadades i criteris de classificació que permetin localitzar la informació des de diferents perspectives.
Un repte compartit en moltes administracions
Aquestes situacions no són exclusives de les empreses privades.
Ajuntaments, consells comarcals i organismes públics gestionen també una gran quantitat de documentació:
- normativa,
- procediments,
- recursos humans,
- contractació,
- comunicació interna,
- documentació de suport als serveis.
La necessitat d’organitzar i governar correctament aquesta informació és cada vegada més important.
El primer pas
Abans de plantejar una nova eina o una nova intranet, és recomanable disposar d’un model documental clar.
La tecnologia facilita la feina.
Però és l’organització de la informació qui determina si els documents es podran trobar, compartir i mantenir correctament al llarg del temps.
Vol posar ordre a la informació de la seva organització?
L’organització de la informació és un element clau per a la productivitat, la qualitat documental i la col·laboració entre equips.
Si la seva organització necessita posar ordre a la documentació, definir criteris d’organització o implantar un espai documental compartit, podem ajudar-lo a identificar les necessitats i definir la millor estratègia.
Centre de coneixement
Vol aprofundir en l’espai documental?