⏱️ Temps de lectura aproximat: 3 minuts
Quan una organització decideix implantar una intranet, és habitual que la primera pregunta sigui:
Quin producte utilitzarem?
Microsoft 365, SharePoint, Teams, Google Workspace o qualsevol altra plataforma acostumen a aparèixer molt aviat a la conversa.
Tanmateix, l’experiència demostra que les intranets amb més èxit no acostumen a començar per la tecnologia.
Acostumen a començar per una pregunta molt més simple:
Què necessita realment l’organització?
Una intranet no és una eina
Sovint es defineix una intranet com una plataforma interna per compartir informació.
Però una intranet és molt més que això.
És el lloc on les persones troben:
- Notícies internes.
- Procediments de treball.
- Normativa corporativa.
- Formularis.
- Recursos humans.
- Informació dels diferents departaments.
- Eines i aplicacions de treball.
En definitiva, és un punt de trobada entre persones, processos i coneixement.
Per aquest motiu, una intranet no es pot construir únicament des d’una perspectiva tècnica.
El risc de començar massa de pressa
Algunes organitzacions inicien projectes d’intranet definint directament:
- Menús.
- Pàgines.
- Seccions.
- Dissenys.
El resultat acostuma a ser una plataforma visualment correcta però difícil de mantenir amb el pas del temps.
El problema no és la tecnologia.
És que encara no s’han resolt preguntes fonamentals:
- Quina informació és rellevant?
- Qui la genera?
- Qui la valida?
- Qui l’ha de consultar?
- Quina informació és pública i quina és restringida?
- Quins processos cal digitalitzar?
Sense aquestes respostes, la intranet corre el risc de convertir-se en un simple repositori de pàgines.
Una bona intranet no és la que té més funcionalitats. És la que respon millor a les necessitats reals de les persones que l’han d’utilitzar.
La fase que sovint marca la diferència
Abans de començar una implantació és recomanable dedicar temps a una fase prèvia d’anàlisi.
L’objectiu no és parlar d’eines.
L’objectiu és entendre:
Les persones
Qui utilitzarà la intranet?
Quins departaments hi participaran?
Quines necessitats tenen?
Els processos
Existeixen fluxos d’aprovació?
Com es publiquen les notícies?
Com es gestionen les vacances?
Com es comparteix la documentació?
La informació
Quina informació necessita cada col·lectiu?
Quina ha de ser visible per a tota l’organització?
Quina documentació requereix permisos específics?
Quan la implantació es fa més fàcil
Una vegada aquestes preguntes tenen resposta, la tecnologia deixa de ser una incògnita.
L’equip d’implantació pot treballar amb una visió clara de:
- L’arquitectura de la informació.
- Els espais que s’han de crear.
- Els permisos necessaris.
- Les funcionalitats requerides.
- Els processos que cal automatitzar.
Això redueix dubtes, evita interpretacions i facilita la planificació del projecte.
També és una qüestió de sostenibilitat
Una intranet no és un projecte que s’acaba el dia que es posa en producció.
És una eina que haurà d’evolucionar durant anys.
Per aquest motiu, les decisions que es prenen durant l’anàlisi inicial tenen un impacte directe en:
- La facilitat de manteniment.
- L’experiència dels usuaris.
- La governança dels continguts.
- La capacitat de créixer amb l’organització.
Més enllà de la plataforma
Les tecnologies canvien.
Els portals evolucionen.
Les funcionalitats apareixen i desapareixen.
El que acostuma a mantenir-se en el temps és una bona definició de:
- Necessitats.
- Processos.
- Responsabilitats.
- Criteris de gestió de la informació.
Per això les intranets més sòlides acostumen a començar molt abans de crear la primera pàgina.
Comencen entenent com treballa l’organització i què espera obtenir del projecte.
Vol millorar la gestió de la informació?
Els processos documentals, la qualitat de la informació i la seva governança tenen un impacte directe en l’eficiència de l’organització. Explora continguts sobre anàlisi, millora i optimització dels processos d’informació.
Centre de coneixement
Vol aprofundir en la Consultoria documental i de la informació?
Veure tots els articles sobre Consultoria documental i de la informació